Как улучшить межведомственную коммуникацию

Если в вашем бизнесе несколько отделов или даже просто сотрудники, которые выполняют совершенно разные задачи, вы должны знать о межведомственном общении.

Если в вашем бизнесе несколько отделов или даже просто сотрудники, которые выполняют совершенно разные задачи, вы должны знать о межведомственном общении. Даже на малых предприятиях, где легче общаться с коллегами, есть способы улучшить взаимодействие между отделами.

Что такое межведомственная коммуникация?

Межведомственное общение - это общение между отделами бизнеса. Отделам может потребоваться обсудить общие проекты, новые рекламные акции, изменения в товарах или услугах, прогнозы продаж или что-то еще, что может повлиять на несколько отделов. Межведомственное общение может быть таким же простым, как электронная почта отдела или более сложная встреча по совместному проекту.

Связь между отделами иногда называют межведомственной связью.

Важность межведомственного общения

Ваш бизнес будет работать лучше, если ваши команды будут общаться друг с другом.

Эффективная межведомственная коммуникация способствует перемещению информации. Команда не хранит всю информацию при себе. Вместо этого он делится информацией с другими командами, чтобы каждый мог работать как можно лучше.

Например, когда ваш отдел маркетинга начинает рекламировать новое продвижение, отдел маркетинга должен сообщить об этом отделу продаж. Отдел продаж должен знать о рекламной акции, например о датах начала и окончания, чтобы убедиться, что клиенты получают сделку, которую они видели. Если отдел продаж не знает подробностей, скорее всего, будут разочарованные клиенты.

После того, как отдел продаж совершит продажу, он должен связаться с людьми, которые занимаются дебиторской задолженностью. Если они не знают о продаже, они не узнают, что им нужно собирать деньги, и ваш бизнес потеряет доход.

Клиенты получают лучшее обслуживание, когда в вашем бизнесе налажено хорошее межведомственное взаимодействие. Когда команды общаются, у всех одинаковые услуги, предложения и биллинг.

Когда люди или целые отделы сосредоточены только на скорости и саморекламе, коммуникация прерывается. Важная информация путешествовать не буду. Людям не хватит знаний, чтобы наилучшим образом выполнять свои задачи. Клиенты не получат лучший сервис. А когда клиенты плохо обслуживаются, они берут свои деньги в другом месте.

Отсутствие общения может привести к конфликту. Люди будут драться. Команды не будут доверять друг другу. Когда команды будут обвинять друг друга в ошибках и неэффективности, будут указывать пальцем.

Ваш бизнес должен развивать позитивные межведомственные связи, чтобы предотвращать конфликты, повышать эффективность и удовлетворять потребности клиентов.

Как улучшить межведомственную коммуникацию

Улучшение межведомственного взаимодействия может принести пользу вашему бизнесу. Используйте эти стратегии межведомственного взаимодействия, чтобы побудить ваших сотрудников разговаривать.

Строить отношения

Сотрудники должны строить отношения с людьми за пределами своих отделов. Более прочные отношения увеличивают доверие, что приводит к улучшению способности работать вместе.

Сотрудники могут укреплять отношения, приглашая коллег на кофе или обед. Они также могут заниматься вместе после работы.

Вы можете организовывать мероприятия, на которых сотрудники могут познакомиться друг с другом. Вы можете устраивать праздничные вечеринки, сезонные встречи или празднования достижений. Поощряйте сотрудников разговаривать с людьми за пределами их отделов. Чтобы способствовать межведомственному общению, можно назначить рассадку.

Регулярно встречаться

Поощряйте своих сотрудников встречаться на регулярной основе. Если вам нужно, запланируйте регулярное время, когда сотрудники разных отделов могут встречаться.

Когда сотрудники встречаются, они должны искать способы помочь друг другу. Сотрудники должны делиться своими потребностями. Они могут попросить коллег помочь в проектах.

Обучайте сотрудников думать о других, а не только о себе. Самоотверженность будет способствовать общению и сотрудничеству между отделами.

Создать элементы действий

Общение не должно заканчиваться, когда заканчивается межведомственная встреча.

Встречи не должны быть просто свалками информации, где сотрудники излагают факты о том, над чем они работают. Ваши сотрудники должны использовать встречи для определения целей и действий.

Сотрудники должны покинуть встречу с задачами, которые помогут их коллегам и улучшат бизнес. Сотрудники могут разделить задачи, или вы можете назначить задачи каждому человеку.

Используйте знакомые термины

Каждый отдел использует свою терминологию. Хотя каждый в отделе может знать, что означают эти термины, для сотрудников других отделов это может быть жаргонный жаргон. Незнакомые термины могут вызвать путаницу и оттолкнуть тех, кто не понимает.

Когда сотрудники из разных отделов работают вместе, они должны объяснять свою терминологию. В некоторых случаях может быть лучше оставить ведомственные термины и использовать другие слова, знакомые всем.

Убрать физические преграды

Иногда общение может быть затруднено, если на пути есть физические препятствия. Например, если один или все ваши сотрудники работают удаленно, будет сложнее поддерживать постоянное общение. Гибкие условия работы могут быть полезны для отдельных лиц, но плохо для команд, если не используются надлежащие системы.

Дайте сотрудникам то, что им нужно для эффективного общения. Если у вас есть удаленные сотрудники, убедитесь, что у всех есть доступ к электронной почте, инструментам онлайн-чата и программному обеспечению для видеоконференций. Для сотрудников на вашем рабочем месте убедитесь, что у них есть места для встреч, где они не будут мешать другим.

Сосредоточьтесь на потребностях компании

У ваших сотрудников возникнет искушение подумать о себе и о том, как они могут расти. Они захотят соревноваться за личное продвижение. Когда сотрудники соревнуются друг с другом, у них не будет сильного общения. Они будут общаться только тогда, когда это поможет им самим.

Научите своих сотрудников думать о потребностях бизнеса. Убедитесь, что они регулярно думают о том, как развивать и улучшать ваш бизнес. Покажите сотрудникам, что битвы «мы против них» не существует. Вместо этого есть только компания и то, что для нее лучше всего.

Когда сотрудники сосредоточены на единственной цели - улучшении бизнеса, они будут лучше работать вместе.